Canal ético
CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN DE IRURENA GROUP
Industrias Químicas Irurena, S.A. dispone de un Canal Interno de Información como una herramienta destinada a facilitar la comunicación segura y confidencial de posibles incumplimientos legales, normativos o de las normas internas de la empresa.
La implantación de este Canal responde al compromiso de Industrias Químicas Irurena, S.A. con una gestión responsable, transparente y conforme a la legalidad vigente, especialmente en el desarrollo de su actividad industrial relacionada con la fabricación y comercialización de barnices, pinturas y productos afines.
El presente procedimiento tiene por finalidad describir las normas básicas de funcionamiento del Canal Interno de Información y se aprueba en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
El Sistema Interno de Información de Industrias Químicas Irurena, S.A. se rige asimismo por los principios y compromisos establecidos en la Política Integral de IRURENA GROUP, en particular en materia de ética, cumplimiento normativo, confidencialidad, protección de datos y prohibición de represalias.
¿QUÉ ES EL CANAL INTENO DE INFORMACIÓN?
Canal Interno de Información: Sistema de canal de denuncias gestionado a través de una herramienta digital (software) externa, accesible mediante un enlace disponible desde la página web de Industrias Químicas Irurena, S.A., que permite la recepción y gestión de comunicaciones de forma confidencial y segura.
Comunicación / Denuncia: Información facilitada a través del Canal relativa a un posible incumplimiento normativo, legal o interno que afecte a la actividad de Industrias Químicas Irurena, S.A.
Comunicación anónima: Comunicación en la que el informante no facilita datos identificativos de carácter personal.
Comunicación confidencial: Comunicación cuya información, incluida la identidad del informante y de la persona afectada, es tratada de forma reservada y únicamente accesible para las personas autorizadas para su gestión.
Comunicación de mala fe: Comunicación realizada con conocimiento de la falsedad de los hechos o con intención deliberada de causar un perjuicio injustificado.
Comunicación identificada: Comunicación en la que el informante proporciona voluntariamente sus datos identificativos.
Incumplimiento: Cualquier actuación u omisión presuntamente contraria a la normativa legal aplicable, a las normas internas de Industrias Químicas Irurena, S.A. o a los principios de actuación de la empresa.
Informante: Persona física que presenta una comunicación a través del Canal en un contexto profesional o laboral, conforme a lo previsto en este procedimiento.
Investigación interna: Conjunto de actuaciones desarrolladas tras la admisión de una comunicación con el fin de analizar los hechos, verificar su veracidad y determinar las medidas que procedan.
Persona afectada: Persona física o jurídica a la que se atribuyen los hechos descritos en una comunicación.
Represalia: Cualquier acción u omisión que suponga un trato desfavorable hacia el informante como consecuencia directa o indirecta de haber presentado una comunicación.
Testigo: Persona que dispone de información relevante o ha presenciado los hechos objeto de la comunicación.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
3.1 Alcance objetivo
El Canal se utilizará para comunicar hechos que puedan constituir incumplimientos de la normativa legal aplicable, de las normas internas o de los principios éticos de Industrias Químicas Irurena, S.A.
Quedan excluidas del ámbito del Canal las reclamaciones comerciales, quejas laborales ordinarias o conflictos personales ajenos a esta finalidad.
3.2 Alcance subjetivo
Podrán realizar comunicaciones a través del Canal Interno de Información de Industrias Químicas Irurena, S.A. las siguientes personas, siempre que la información se haya obtenido en un contexto profesional o laboral:
• Personas trabajadoras de Industrias Químicas Irurena, S.A., con independencia de su modalidad contractual o nivel jerárquico.
• Personas proveedoras, contratistas, subcontratistas y colaboradores externos, así como personal que trabaje bajo su supervisión.
• Personas cuya relación profesional o laboral con la empresa haya finalizado.
• Personas que participen en procesos de selección, prácticas formativas o cuya relación profesional aún no haya comenzado.
• Cualquier otra persona que, aun sin relación directa con la empresa, haya obtenido información relevante sobre posibles incumplimientos relacionados con la actividad de Industrias Químicas Irurena, S.A.
4. GESTIÓN DEL CANAL
El Canal Interno de Información será gestionado internamente por Industrias Químicas Irurena, S.A.
La Dirección designa una persona Responsable del Canal Interno de Información, que actuará con independencia funcional, objetividad y confidencialidad, y será la encargada de:
• Recibir y analizar las comunicaciones.
• Gestionar la tramitación e investigación.
• Proponer las medidas que, en su caso, procedan.
En caso de conflicto de intereses, el Responsable deberá abstenerse de intervenir.
5. PROCEDIMIENTO DE LAS COMUNICACIONES
5.1 Vía de comunicación
Las comunicaciones deberán presentarse a través del software externo de canal de denuncias habilitado por Industrias Químicas Irurena, S.A., accesible mediante el enlace disponible en la página web corporativa.
5.2 Contenido de la comunicación
La comunicación deberá incluir, siempre que sea posible:
• Tipo de incumplimiento comunicado.
• Relación del informante con Industrias Químicas Irurena, S.A.
• Datos identificativos del informante (opcional).
• Identidad de la persona o personas afectadas, si se conoce.
• Descripción clara y detallada de los hechos.
• Documentación o información adicional disponible.
• Datos necesarios para el seguimiento de la comunicación.
5.3 Recepción de la comunicación
Una vez presentada la comunicación a través del software externo, el sistema la registrará automáticamente y generará un acuse de recibo, asignándole un identificador único o número de seguimiento (ID) que permitirá su trazabilidad durante todo el proceso.
El número de seguimiento, además, permitirá al informante realizar el seguimiento del estado de la comunicación y mantener, en su caso, la interlocución a través del Canal, preservando la confidencialidad de su identidad.
Las comunicaciones podrán presentarse de forma identificada o anónima, siendo tratadas con la misma diligencia en ambos casos.
5.4 Procedimiento de tramitación
Tras el análisis inicial, el Responsable del Canal podrá adoptar alguna de las siguientes decisiones:
5.4.1 Redirigir la comunicación
Cuando el asunto no corresponda al ámbito del Canal, se informará al comunicante y se cerrará el expediente.
5.4.2 Archivar la comunicación
Si los hechos carecen de fundamento, relevancia suficiente o no constituyen un incumplimiento.
5.4.3 Solicitar información adicional
Cuando la información facilitada sea insuficiente para continuar la tramitación.
5.4.4 Inicio y desarrollo de la investigación interna
Cuando de la evaluación inicial de la comunicación se desprendan indicios razonables de un posible incumplimiento, el Responsable del Canal procederá a la apertura de una investigación interna.
La investigación será dirigida y desarrollada directamente por la persona Responsable del Canal Interno de Información, quien actuará con objetividad, confidencialidad e independencia funcional.
Con carácter general, la investigación podrá incluir, entre otras, las siguientes actuaciones:
• Análisis de la información y documentación facilitada a través del Canal.
• Solicitud de información o documentación adicional al informante, cuando resulte necesario para el adecuado esclarecimiento de los hechos.
• Revisión de documentación interna, registros, procedimientos o evidencias relacionadas con los hechos comunicados.
• Realización de entrevistas con las personas que el Responsable del Canal considere necesarias para la correcta resolución de la comunicación, respetando en todo momento los derechos de las personas implicadas y la presunción de inocencia.
Toda la interlocución con el informante, así como las comunicaciones relativas al estado de la investigación, solicitudes de información adicional y conclusiones, se realizarán exclusivamente a través del software externo del Canal, garantizando la trazabilidad del proceso y la confidencialidad de la información.
Durante la investigación, el Responsable del Canal valorará la necesidad de adoptar medidas organizativas o cautelares de carácter provisional, cuando ello resulte imprescindible para asegurar el normal desarrollo de las actuaciones o evitar riesgos adicionales.
Finalizada la investigación, el Responsable del Canal elaborará un informe de conclusiones, en el que se reflejarán las actuaciones realizadas y se propondrá, en su caso, el archivo de la comunicación o la adopción de las medidas que correspondan.
5.5 Plazos y seguimiento del procedimiento
El Canal Interno de Información de Industrias Químicas Irurena, S.A. se gestiona conforme a los plazos establecidos en la Ley 2/2023, teniendo en cuenta que determinadas actuaciones se realizan de forma automatizada a través del software externo del Canal.
Con carácter general, se establecen las siguientes referencias temporales:
• Registro y acuse de recibo
El registro de la comunicación y la generación del acuse de recibo con número de seguimiento (ID) se realizan de forma automática por el software en el momento de la presentación de la comunicación.
• Análisis inicial de la comunicación
El Responsable del Canal realizará una valoración preliminar de la comunicación en un plazo razonable desde su recepción, a fin de decidir su admisión, archivo, solicitud de información adicional o apertura de investigación.
• Desarrollo de la investigación
Una vez iniciada la investigación, el Responsable del Canal llevará a cabo las actuaciones necesarias para el esclarecimiento de los hechos, manteniendo el seguimiento del expediente a través del propio software y documentando las actuaciones realizadas.
• Información al informante
El informante será informado, a través del Canal, sobre el estado de la comunicación y de las actuaciones realizadas o previstas en un plazo máximo de tres meses desde la recepción de la comunicación o desde el acuse de recibo automático.
De conformidad con la normativa aplicable, dicho plazo podrá ampliarse de manera excepcional hasta un máximo de seis meses, cuando la complejidad de los hechos o de la investigación así lo justifique, dejando constancia de dicha circunstancia en el expediente.
En ningún caso la ampliación del plazo tendrá carácter automático ni ordinario, aplicándose únicamente en los supuestos legalmente previstos.
6. GARANTÍAS DEL CANAL
6.1 Confidencialidad
Toda la información gestionada a través del Canal será tratada con carácter estrictamente confidencial, limitándose su conocimiento a las personas que deban intervenir en la tramitación y resolución de la comunicación.
Esta confidencialidad se mantendrá durante toda la tramitación del procedimiento y tras su finalización.
6.2 Anonimato
El Canal permite la presentación de comunicaciones de forma anónima, garantizando en todo caso la protección del informante.
Las comunicaciones anónimas serán objeto del mismo análisis y tratamiento que las comunicaciones identificadas.
6.3 Protección de datos
El tratamiento de los datos personales derivados de la gestión del Canal se realizará conforme a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 y en la normativa nacional de protección de datos.
Los datos se tratarán únicamente para la finalidad de gestionar e investigar la comunicación y durante el tiempo estrictamente necesario.
6.4 Ausencia de represalias
Industrias Químicas Irurena, S.A. prohíbe expresamente cualquier forma de represalia contra las personas que comuniquen hechos de buena fe a través del Canal.
Esta protección se extiende a cualquier medida directa o indirecta que pueda suponer un perjuicio injustificado para el informante.
6.5 Conflicto de intereses
Las personas que intervengan en la gestión o investigación de una comunicación deberán actuar con imparcialidad y abstenerse en caso de conflicto de intereses.
En tales supuestos, dicha circunstancia deberá ponerse de manifiesto para garantizar la objetividad del procedimiento.
6.6 Trazabilidad del proceso
Todas las actuaciones realizadas en el marco de la gestión de una comunicación quedarán debidamente registradas en el software del Canal.
Esta trazabilidad permitirá acreditar en todo momento las decisiones adoptadas y el cumplimiento de los plazos y garantías establecidos.
7. DERECHOS Y DEBERES DE LAS PERSONAS IMPLICADAS
7.1 Derechos del informante
Confidencialidad, protección frente a represalias e información sobre el estado de la comunicación.
7.2 Derechos de la persona afectada
Presunción de inocencia, derecho de audiencia y confidencialidad.
7.3 Deberes del informante
Actuar de buena fe, aportar información veraz y mantener la confidencialidad.
7.4 Deberes de la persona afectada
Colaborar con la investigación y respetar la confidencialidad del proceso.
8. ENTRADA EN VIGOR, VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN
El presente procedimiento entrará en vigor tras su aprobación por la Dirección de Industrias Químicas Irurena, S.A. y permanecerá vigente hasta su modificación o sustitución.
Será revisado periódicamente para garantizar su adecuación normativa y operativa.